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A importância de guardar e organizar documentos eletrônicos

Aumenta, no mercado, a quantidade de artigos e ofertas de armazenamento de documentos eletrônicos, em sua maioria Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). Porém grande parte delas é superficial, com dados errôneos e, pasmem, não informando corretamente todos os documentos que precisam ser guardados e entregues ao fisco quando solicitados. Isso é preocupante, pois a desinformação que circula pode representar penalidades e multas muito severas, além do risco de prisão do empresário.

A legislação dita que para regulamentação dos documentos eletrônicos existem os Ajustes SINIEF, como afirmam os termos do artigo 100, inciso IV, do Código Tributário Nacional, onde os convênios que entre si celebram a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios, são normas complementares das leis, dos tratados e das convenções internacionais e decretos. Uma vez firmado um Convênio e Ajuste SINIEF entre dois ou mais Estados ou DF (Distrito Federal), o mesmo deverá ser ratificado (ou não) pelas respectivas Assembleias Estaduais. Só após aprovados legislativamente, os convênios passam a ter eficácia, pois é o Poder Legislativo de cada Estado e do Distrito Federal que, ratificando o Convênio, o estabelecem como válido. O mesmo se aplica aos municípios.

Tendo a fundamentação da legislação, a guarda dos documentos eletrônicos vai muito além da NF-e (modelo 55, SINIEF 07/05), ela também se aplica aos outros documentos como, por exemplo, o CT-e (SINIEF 09/07), MDF-e (SINIEF 21/10), NFC-e, CC-e, além da NFS-e que depende da legislação de cada município.

Outra lei importante que não poderia deixar de mencionar é a de número 8.137 de 27.12.1990 do Código Tributário Nacional, onde estabelece crimes contra a ordem Tributária e podem render uma pena de dois a cinco anos de reclusão, mais a aplicação de multa, em seu artigo I (primeiro) que diz: "Constitui crime contra a ordem tributária (…) negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.". Por isso é imprescindível alertar e informar os contribuintes que precisam guardar seus documentos eletrônicos corretamente.

O empresário tem de ter em mente três premissas base antes de guardar qualquer um desses documentos:

·         Verifique a assinatura digital do documento.

·         Confira a autenticidade do documento junto ao SEFAZ emissor.

·         Averigue a existência da autorização de uso junto ao documento.

As ferramentas que somente guardam os documentos, ou que somente validam no momento do registro da operação e não acompanha seus eventos, são passíveis de erros e gera passivo fiscal às organizações. Ainda precisamos acrescentar mais um item importante na gestão dos documentos eletrônicos, que é a manifestação do destinatário (MD-e Ajuste SINIEF 05/12), que aumenta sua obrigatoriedade para todo o setor de bebidas e cigarros agora no meio deste ano.

A obrigatoriedade de guardar os documentos eletrônicos vai muito além da simples guarda de documentos, é preciso estar alinhado com suas relações legais prevenindo possíveis dores de cabeça.

Fonte: Contabilidade na TV

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Contador vira aliado na busca por eficiência operacional das empresas



Esse profissional, hoje reconhecido como alguém capaz de sentar-se à mesa com os diretores para apontar as áreas mais e menos eficientes dentro da companhia, virou um valioso aliado.

A busca por maior eficiência operacional entrou de vez na agenda dos empresários. Se, em tempos de economia normalizada, fazer mais com menos recursos já é algo perseguido naturalmente pelos gestores, no momento, tornou-se praticamente uma obsessão.

Isso acontece porque, numa situação de crise como a atual, com perda de faturamento e clientes no radar, as despesas precisam ser controladas com lupa. É isso ou, em muitos casos, a empresa terá de fecharas portas.

Para evitar que situações extremas como essa aconteçam, as organizações apelam, cada vez mais, para uma figura antes colocada de lado na hora em que as decisões de negócios eram tomadas: o contador.

Esse profissional, hoje reconhecido como alguém capaz de sentar-se à mesa com os diretores para apontar as áreas mais e menos eficientes dentro da companhia, virou um valioso aliado. O contador conhecido como guarda-livros, aquele que só ficava em sua cadeira à espera de informações, vem perdendo espaço nas empresas.

A mentalidade dos administradores vem mudando e o contador, que já foi visto como mais um centro de custos, passou a ser percebido como um parceiro de negócios capaz de colaborar com a melhoria de eficiência.

Essa mudança de patamar, no entanto, tem seu preço. Para colaborar de forma estratégica com a empresa o contador precisa agregar às suas habituais competências técnicas novos conhecimentos. Ter noções de finanças corporativas e, principalmente, conhecer a fundo o segmento de atuação dos clientes ganhou relevância.

Os contadores vêm se tornando também consultores. Só que isso exige uma nova postura, com o profissional saindo de sua caixinha e passando a pensar em como aliar a Contabilidade à lógica dos negócios.


IFRS

Os profissionais de Contabilidade passaram a ser demandados para tarefas estratégicas a partir da Lei 11.638, que abriu o caminho para a chegada das normas internacionais de Contabilidade no Brasil. Entretanto, especialistas acreditam que ainda há um longo aprendizado pela frente até que se consiga usar da forma adequada Contabilidade como ferramenta de gestão.

Para isso é preciso que ocorra uma mudança na mentalidade dos dois lados: contadores e empresários. O contador precisa se preparar para a nova realidade e esse novo papel, mas a alta administração das companhias tem de fornecer as ferramentas necessárias e compartilhar informações. Sem saber em que lugar exatamente a organização quer chegar o contabilista tem seu trabalho bastante limitado.

Fonte: Revista Dedução 

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Como calcular e controlar o capital de giro do seu negócio

Contas: o bom funcionamento de qualquer empresa está diretamente ligado à sua saúde financeira

É mais do que claro para todo empreendedor que o bom funcionamento de qualquer empresa está diretamente ligado à sua saúde financeira.

Se as finanças não estiverem em dia, seus investimentos em médio e longo prazo ficarão prejudicados, o empreendimento entrará em déficit, será necessário recorrer a empréstimos bancários e, eventualmente, o negócio será obrigado a fechar as portas. Contudo, o que nem todo empreendedor conhece é o peso que o capital de giro tem sobre essa equação.

Investir de forma responsável nesse recurso garante um fluxo de caixa positivo e o funcionamento sustentável da empresa.

Quer entender melhor o que é capital de giro e por que ele é tão importante para o seu negócio?

O que é e para que serve?

Capital de giro (ou ativo circulante) é o valor que a empresa tem para custear e manter suas despesas operacionais do dia a dia — valor esse que é o resultado da diferença entre o dinheiro que você tem disponível e o dinheiro que você deve —, sejam elas fixas ou os gastos necessários para produção, comercialização ou prestação do serviço.

Ele diz respeito a uma reserva de recursos de rápida renovação, voltada a suprir as necessidades da gestão financeira do negócio ao longo do tempo. Esses recursos concentram-se nas contas a receber, no estoque, no caixa ou na conta corrente bancária e influenciam no cálculo do capital de giro (como veremos melhor ali embaixo).

O capital de giro é diferente do chamado capital fixo ou permanente, que é o investimento voltado à compra de imóveis, instalações, máquinas, matérias primas e equipamentos (itens do ativo imobilizado), necessários para o início do processo “físico” de funcionamento da empresa.

Quais são os riscos de um mau controle de capital de giro?
Muitas vezes, quando o empreendedor realiza uma administração ineficiente do capital de giro e um planejamento financeiro inadequado, ele acaba “apelando” aos bancos para cobrir as dívidas de seu negócio, por meio do acesso a crédito e financiamento de operação.

Contudo, ao fazer uso dessa estratégia em situação emergencial, o empreendedor fica vulnerável aos bancos e tende a negociar de uma posição totalmente desfavorável, sendo obrigado a concordar com termos e contratos adversos, que endividarão ainda mais a empresa no longo prazo e comprometerão suas finanças.

Como prevenir a insuficiência de capital de giro?
Felizmente, há formas simples de se prevenir a insuficiência do capital de giro e garantir a liquidez do seu negócio. Nesse processo, é crucial ter um claro controle sobre os inadimplentes, realizar a adequação e documentação de todos os processos financeiros da empresa, fazer a renegociação de dívidas para o longo prazo, ter total conhecimento tanto do fluxo de caixa quanto do ciclo financeiro (tempo entre o pagamento a fornecedores e o recebimento das vendas – este artigo é ótimo para entender o cálculo) e manter uma política de redução de custos e despesas.

Como calculá-lo?
Lembra que afirmamos acima que as contas a receber, o estoque, o caixa e a conta corrente bancária influenciam no cálculo do capital de giro? Você entenderá como agora, a começar pelas contas a receber, que são o resultado das vendas a prazo — aquelas em que o consumidor leva o seu produto e te paga depois.

Quanto maiores forem, tanto o prazo que você oferecer ao seu cliente quanto o número de pagamentos feitos dessa forma, mais recursos sua empresa precisará ter para bancar as contas a receber enquanto esse dinheiro não cai no faturamento.

Quanto ao estoque, ele precisa de modificações de acordo com as necessidades do mercado consumidor da sua empresa. Por isso, ele sofre mudanças de investimento constantes, tanto nos tipos quanto no número de itens disponíveis. Naturalmente, essa necessidade de se investir nas modificações do estoque demandam muitos recursos financeiros do seu negócio. Então, é muito importante cuidar para não cair nos 5 pecados da gestão de estoque.

Já o caixa e a conta corrente bancária são importantes no cálculo pois são neles que se concentram os recursos financeiros que, de fato, estão disponíveis para a sua empresa. É a eles que o empreendedor recorrerá a qualquer momento para honrar seus compromissos e dívidas.

Portanto, o capital de giro líquido (CGL) é influenciado por todos esses recursos, em maior ou menor grau: prazos médios de estocagem, volume e custo das vendas, compras e pagamento de compras.

É grande a variação dessas ocorrências, portanto recomenda-se que o capital de giro seja monitorado com frequência para que o empreendedor não seja pego de surpresa e não tenha resultados negativos que afetem o negócio.

Lembre-se sempre de que o fluxo de caixa está diretamente ligado a esses fatores.

Há uma fórmula simples para calcular o capital de giro: CGL = AC – PC. Em que “AC” refere-se a ativo circulante (aplicações financeiras, caixa, bancos, contas a receber, dentre outros recursos) e "PC" corresponde ao passivo circulante (contas a pagar, fornecedores, empréstimos…).

Como você pôde perceber, administrar o capital de giro do seu negócio significa avaliar o atual momento, as faltas e as sobras de recursos financeiros e os reflexos gerados por tomadas de decisões em relação a compras, vendas e à administração do caixa.

Esteja sempre atento a esses fatores, pois uma administração ineficiente do capital de giro afeta drasticamente o fluxo de caixa da empresa.

Fonte: Endeavor

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Empregador terá de pedir seguro-desemprego para demitido



Para tornar mais rápido o atendimento ao pedido e dar maior segurança às informações sobre os trabalhadores, o Ministério do Trabalho e Emprego determinou que as empresas passem a preencher o requerimento do seguro-desemprego de seus empregados pela internet.

A medida começa a valer na próxima quarta-feira, 1º de abril, de acordo com resolução do Conselho Deliberativo do Fundo de Amparo ao Trabalhador.

Os empregadores só poderão preencher o requerimento do seguro-desemprego e a comunicação de dispensa de trabalhadores por meio do aplicativo Empregado Web, disponível no Portal Mais Emprego, do ministério.A entrega dos  formulários impressos, utilizados hoje, será aceita até 31 de março.

Segundo o ministério, o sistema dará maior rapidez à entrega do pedido, além de garantir a autenticidade dos dados, e possibilitará o cruzamento de informações sobre os trabalhadores em diversos órgãos, facilitando consultas necessárias para a liberação do seguro-desemprego.

Fonte: Agência Brasil

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Imposto de Renda: MP com reajuste da tabela é publicada no Diário Oficial



O Diário Oficial da União publica hoje (11) a Medida Provisória (MP) 670, que traz os reajustes da tabela do Imposto de Renda das Pessoas Físicas. O acordo para o reajuste tabela foi fechado ontem (11) entre líderes do Congresso e o ministro da Fazenda, Joaquim Levy.

A MP vai estabelecer a correção escalonada na tabela: nas duas primeiras faixas salariais, o imposto de renda será reajustado em 6,5%. Na terceira faixa, o reajuste será de 5,5%; na quarta faixa será reajustado em 5%; e na última faixa – que contempla os salários mais altos – será reajustado em 4,5%.

Com a correção, quem ganha até R$ 1.903,98 estará isento do imposto. Na faixa entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65, o contribuinte pagará 7,5% de IR. A alíquota de 15% passará a incidir sobre as rendas entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05. Na quarta faixa, estão os cidadãos que ganham entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68, que pagarão imposto de 22%. A maior alíquota, de 27,5% passa a ser aplicada a quem recebe a partir de R$ 4.664,69.

De acordo com a MP, a correção vale a partir de abril do ano-calendário de 2015 ou seja, não terá efeito para as declarações que estão sendo entregues até o dia 30 de abril.

Fonte: Agência Brasil

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MEI também precisa de contador



MEI – Microempreendedor individual, criado na Lei Complementar nº 128 de 19/12/2008, trouxe muitas facilidades para o empreendedor legalizar o seu negócio e sempre há polêmicas entre empresários e contadores sobre a necessidade ou não de contratação deste profissional.
Esse tipo de modalidade esta dispensada de escriturar formalmente sua contabilidade (e somente essa modalidade, qualquer outra empresa, incluindo optante do simples nacional e lucro presumido, são obrigadas a ter escrituração regular feita pelo contador), no entanto as atividades da contabilidade não inclui apenas esse trabalho e fazer errado pode trazer prejuizos e penalidades.
Alguns dos erros comuns que vem sendo cometidos pelo MEI com relação a sua RENDA e que podem ser solucionadas com o auxilio do contador. 
1)    Não emitir nota fiscal – É comum o MEI deixar de emitir a nota fiscal justificando que o cliente não pediu, no entanto esse é um dos meios de prova de que ele possui renda, além de haver casos em que a emissão é obrigatória. Enviar uma mercadoria pelo correio, por exemplo, sem a nota fiscal, pode levar a mercadoria ser apreendida pelo órgão para comprovação de origem, imagine os transtornos que pode causar para o seu cliente.
2)    Comprovação de Faturamento – Ao necessitar de crédito ou até mesmo uma simples atualização de cadastro, qualquer banco ou financeira, solicita a declaração do faturamento mensal, assinada pelo contador responsável, por outro lado, o contador só pode assinar a declaração se for o responsável técnico da empresa.
3)    Comprovação de Renda – É similar ao que ocorre com a Declaração de  faturamento, mas com complexidade maior, porque o contador, para comprovar a renda, precisa fazer através da DECORE (não existe “cartinha assinada”).
DECORE é um documento controlado e exige do contador a comprovação documental perante o CRC (Conselho Regional de Contabilidade) , para o MEI as comprovações são:
Microempreendedor Individual:
  • escrituração no livro diário; ou
  • escrituração no livro caixa; ou
  • cópias das notas fiscais emitidas; ou
  • equivalente a um salário mínimo com a cópia do recolhimento do DAS.
O contador que descumprir estará sujeito a penalidades, responde a processos disciplinar (CRC), penal (crime de falsidade ideológica) e cível (ressarcimento por prejuízo causado a terceiros).
4)    Receita e Lucro - Outro erro muito comum com relação ao controle de renda no MEI é confundir o lucro obtido com o faturamento, a legislação do MEI prevê o limite de faturamento de R$ 60 mil/ano, essa confusão ocorre principalmente em atividades industriais e comerciais onde o custo de operação costuma ser maior que em serviços. Por exemplo:

Venda de produto
R$ 5.000.00
Custo com a compra do produto
- R$ 3.000,00
Outras despesas
- R$ 1.500,00
Lucro Obtido
R$   500,00
O valor de faturamento, neste caso é o de R$ 5.000 e não de R$ 500,00 que seria o valor de lucro obtido pelo empresário.
Fonte: Portal Contabeis

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